یک تعاونی

زمانیکه یکی از اعضاء هیئت مدیره درخواست تقاضای استعفاء خود را به هیئت مدیره ارائه میکند، هیئت مدیره تشکیل جلسه داده و استعفای او را مورد بررسی قرار میدهد و در صورت تأیید، فردی از اعضاء علی البدل را که بیشترین رأی را از میان اعضاء علی البدل هیئت مدیره دارد، به عنوان عضو اصلی، جایگزین میکند.

سپس در صورت جلسه ی هیئت مدیره به استعفاء عضو اصلی هیئت مدیره و تعیین سمت عضو علی البدل تصریح میکند و فرم قبول سمت در تعاونی را به عضو اصلی جدید در هیئت مدیره ارائه نموده تا پس از تکمیل و امضاء عضو اصلی، به هیئت مدیره تحویل داده شود.

باید در صورت جلسه مشخصا ذکر شود که تاریخ و آدرس برگزاری جلسه هیئت مدیره چه بوده است.

تصریح شود که استعفاء فرد مورد نظر با شماره ملی اش از عضویت و سمت (در صورت داشتن سمت) در هیئت مدیره، پذیرفته شده است.

همچنین تصریح شود که از عضو علی البدل به نام و شماره ملی مشخص برای عضویت و تصدی سمت در هیئت مدیره دعوت به عمل آمد.

ادامه دارد ...

سپس صورت جلسه هیئت مدیره، متن استعفا نامه و فرم قبول سمت عضو جدید به اضافه ی نامه ای در سربرگ تعاونی مبنی بر درخواست بررسی صورتجلسه تغییرات با مهر و امضاء هیئت مدیره به اداره تعاون شهرستان برای ثبت تغییرات در تعاونی ارائه میشود. 

حتماً قبل از ارائه ی صورت جلسه ی هیئت مدیره به اداره تعاون، یک نسخه کپی از صورتجلسه و استعفا نامه ها و فرم قبول تصدی سمت تهیه شود.

با ارائه ی مستندات فوق که همگی ممهور به مهر تعاونی شده اند، دستور ثبت در دبیرخانه را از کارشناس تعاونی های توزیعی و تولیدی با دستور ثبتی که کارشناس محترم روی آن می دهد، گرفته و مدارک به دبیرخانه اداره تعاون شهرستان ارائه میشود تا اسکن شده و در سامانه ی اداری ثبت شود و مورد بررسی قرار گیرد.

البته این صورت جلسه ی تغییرات در سامانه ی نظارت جامع بر تعاونی ها در بخش ثبت تغییرات تعاونی ها به عنوان صورت جلسه ی هیئت مدیره وارد میشود. در این بخش مدیران خارج شده و وارد شده علامت زده میشوند و تصویر صورتجلسه در سامانه بارگذاری میشود.

پس از پذیرفته شدن صورت جلسه در اداره تعاون شهرستان، نامه ای برای ارجاع صورتجلسه تغییرات به اداره ثبت شرکت های غیر سهامی، صادر میشود تا با ارسال مدارک به اداره ثبت شرکت ها، این تغییرات ثبت و در روزنامه رسمی کشور آگهی شود. تمامی مدارک یعنی، صورت جلسه هیئت مدیره، استعفاء نامه مدیرران، فرم قبول تصدی سمت مدیران جدید، همگی با مهر اداره تعاون، "کپی برابر اصل" میشوند.

پس از آن با ورود به سامانه ثبت تغییرات شرکت ها و ورود اطلاعات در بخش ثبت تغییرات، تمامی اطلاعات لازم را وارد کرده تا در مرحله نهایی متن صورت جلسه را در سامانه بارگذاری نماییم. و در نهایت پس از ثبت نهایی و دریافت رسید پذیرش اینترنتی، به باجه های پستی مجاز تعیین شده در سایت ثبت شرکت ها مراجعه کرده و مدارک فوق را در پوشه قرار داده و به آدرس ثبت شرکت ها پست سفارشی میکنیم.

پوشه ثبت تغییراتی که در اختیار قرار داده میشود دارای مطالبی است که بررسی آنها قبل از پست مدارک مفید است: پوشه ثبت تغییرات.

با قرار دادن مدارک فوق در پوشه ی مذکور و بررسی محتویات توسط باجه دار پست، مدارک با پست پیشتاز برای اداره ی ثبت شرکت ها، کد دریافتی در برگه ی رسید پستی را در بخش مربوطه در سایت ثبت شرکت ها برای صورت جلسه ی ثبت شده وارد میکنیم. 

پس از بررسی مدارک توسط اداره مذکور و دریافت پیامک تأیید مدارک، با مراجعه ی حضوری به آن اداره و ارائه ی کارت ملی فرد معرفی شده به عنوان امضا کننده ی دفاتر و همچنین ارائه ی رسید  پذیرش اینترنتی، نسخه ی آگهی تآیید شده را در برگ زرد رنگ دریافت کرده و البته با امضاء یک نسخه از آنها و تحویل آن، نسخه ی دریافت شده را به صورت ممهور شده به مهر برجسته دریافت میکنیم و به عنوان یکی از مدارک شرکت حفظ و بایگانی میکنیم.

در نهایت با مراجعه به سایت روزنامه رسمی کشور و ورود به حساب کاربری و وارد کردن شماره کلاسه ی آگهی در آن سایت و پرداخت هزینه، آگهی ثبت تغییرات را در روزنامه رسمی برای چاپ ارسال نموده و پس از چاپ آن در روزنامه رسمی، توسط پست و همچنین از طریق ایمیل، آگهی نهایی را دریافت میکنیم. 

همانطور که در چند پست قبل بیان شد، «پس از ثبت آکهی در روزنامه رسمی، حتماً باید در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار نیز آگهی تأسیس یا آگهی تغییرات را منتشر کرد که امکانش در همان سامانه انتشار آگهی در روزمانه های کثیر الانتشار ممکن است. در غیر اینصورت برای ثبت آگهی های آینده امکان ثبت تغییرات در سامانه ثبت شرکت ها وجود نداشته و تا پرداخت هزینه ی آگهی های گذشته، امکان  ثبت تغییرات دیگر میسر نخواهد بود.

قاعدتاً اگر صاحبین امضاء مجاز در طی این تغییرات نیز تغییر کنند، باید با در دست داشتن مدارک مورد نیاز به بانک مراجعه کرد و صاحبین امضاء مجاز را مجدداً به بانک معرفی کرد.