یک تعاونی

تجارب من در تأسیس و تشکیل یک شرکت تعاونی دانش بنیان

یک تعاونی

تجارب من در تأسیس و تشکیل یک شرکت تعاونی دانش بنیان

با مراجعه به سایت ثبت شرکت ها و وارد نمودن شماره پیگیری، میتوان تمامی دفاتر پستی مجاز را که از طریق آنها میتوان مدارک ثبت شرکت را برای اداره ثبت شرکت ها ارسال نمود، یافت. با مراجعه به یکی از این دفاتر، پاکت ارسال مدارک برای اداره ثبت شرکت ها را از آنها خریداری کرده و مدارک ذیل درون آن قرار داده میشود.

  1. سه نسخه اساسنامه ممهور به مهر اداره تعاون
  2. دو نسخه صورت جلسه مجمع عمومی
  3. دو نسخه صورت جلسه هیئت مدیره
  4. دو نسخه تقاضانامه تعاونی تکمیل و امضاء شده توسط اعضاء هیئت مدیره
  5. دو نسخه شرکتنامه تعاونی تکمیل و امضاء شده توسط اعضاء هیئت مدیره
  6. دو نسخه اصل گواهی بانکی یا تصویر برابر اصل شده توسط اداره تعاون مبنی بر پرداخت یک سوم سرمایه اولیه
  7. دو نسخه اصل مجوز از اداره تعاون (معرفی نامه جهت ثبت شرکت تعاونی) که در اداره تعاون مهر برجسته خورده است.
  8. تصویر شناسنامه و کارت ملی اعضاء هیئت مدیره
  9. دو نسخه لیست فهرست اسامی حاضرین در اولین مجمع عمومی تعاونی
  10. دو نسخه فهرست اسامی و مشخصات کامل کلیه اعضاء - هیئت مدیره--بازرس-
  11. دو نسخه دعوت نامه اولین مجمع عمومی عادی 
  12. فرم قبول تصدی سمت ها توسط مدیرعامل، اعضاء هیئت مدیره و بازرسال اصلی و علی البدل

لازم به ذگر است که هیچیک از مدارک ارسالی و تاریخ آنها نباید لاک گرفته شده یا خراشیده شده باشد.

پس از قرار دادن مدارک درون پاکت و امضاء روی پوشه و بستن درب پاکت و نوشتن آدرس فرستنده روی آن، متصدی محترم پست، پاکت را و هزینه پستی را دریافت و شناسه رسید را در سایت ثبت شرکت ها وارد مینماید. البته خود متقاضی نیز میتواند این شماره را در سایت وارد نماید. بعد از آن در سایت ثبت شرکت ها تمامی مراحل ارسال مدارک تا رسیدن به اداره ثبت قابل رصد است. پس از وصول، پیامکی برای متقاضی ارسال میشود که در آن وصول بسته به اداره ثبت شرکت ها را اطلاع میدهد و وضعیت ثبت را "ارجاع شده به کارشناس" علامت گذاری میکند.

پس از انتشار دعوت نامه ی مجمع عمومی و اعلام شماره حساب به متقاضیان عضویت و پس از واریز شدن وجوه به حساب مذکور و پس از اخذ گواهی سرمایه از بانک و همچنین پس از برگزاری مجمع عمومی و تصویب اساسنامه و تعیین هیئت مدیره و بازرسان و تدوین صورت جلسات مجمع و هیئت مدیره و تعیین مدیر عامل و صاحبان امضا و تکمیل فرمها و اقرارنامه مدیریتی و همچنین معرفی هیئت مدیره به اداره تعاون برای شرکت در کلاس ها آموزشی، یک نسخه اساسنامه و همچنین دعوت نامه مجمع، گواهی سرمایه، صورت جلسه مجمع، صورت جلسه هیئت مدیره، لیست شرکت کنندگان در اولین مجمع، لیست مشخصات اعضاء و مدارک آنها(تصویر کارت ملی، پایان خدمت، شناسنامه اعضاء) به کارشناس اداره تشکیل تعاونی ها ارائه شده و پیش از آن تصویر صورت جلسات و گواهی سرمایه در سایت ثبت و تشکیل تعاونی ها بارگذاری می شود.

در این مرحله اساسنامه بررسی شده و در صورت وجود ایرادات احتمالی تصحیح میشود. در این جا یکی از مسائل موجود، داشتن مجوز های لازم برای هر یک از موضوعات فعالیتی است که در اساسنامه در بخش موضوعات آورده شده است. اگر موضوعی در این بخش قید شده است که نیاز به مجوز از سازمان متولی آن فعالیت دارد، باید قبل از آن أخذ شود، در غیر اینصورت، در این مرحله کار متوقف خواهد شد. پس هیئت مؤسس باید قبل از این مرحله اقدام به أخذ مجوز برای فعالیتهای شرکت کرده باشد. 

اگر در میان لیست اعضاء اسم افرادی که در هیئت مؤسس آمده است، نباشد، ممکن است در کار وقفه ایجاد شود و شما مجبور باشید از اول تمامی فرآیند ثبت و تشکیل تعاونی را انجام دهید. هر چند از لحاظ قانونی هیج الزامی به عضو شدن هیئت مؤسس در تعاونی نیست و پس از تشکیل اولین مجمع، هیئت مؤسس منحل میشود ولی سلیقه ی اداره تعاون مبنی بر این است. 

پس از مورد تأیید قرار گرفتن اساسنامه و صورت جلسات و گواهی سرمایه، مرحله ی دوم تأسیس تعاونی هم مورد تأیید قرار گرفته و معرفی نامه جهت ثبت تعاونی برای ارائه به اداره ی ثبت آماده میشود. 

حال در این مرحله برای دریافت معرفی نامه ی فوق، باید سه نسخه ی دیگر از اساسنامه، دو نسخه از صورت جلسات و گواهی سرمایه را به اداره تعاون برای مهر و تأیید ارائه نمود.

بهتر است قبل از صدور معرفی نامه و امضاء آن، نسخه ی پیش نویس آن را که نام تمامی اعضاء اصلی و علی البدل هیئت مدیره و بازرسان در آن قید میشود را مطالعه نمود تا بدون اشتباه تایپی امضاء شود.

پس از بررسی تمامی مستندات و صورت جلسات توسط کارشناس اداره تشکیل تعاونی، سه نسخه اساسنامه، دو نسخه صورت جلسه هیئت مدیره، دو نسخه صورت جلسه مجمع عمومی، دو نسخه گواهی واریز وجه (یک سوم سرمایه اولیه) را با مهر، برابر اصل می نمایند و "معرفی نامه به اداره ثبت برای دریافت شماره ثبت" را به نماینده ی هیئت مدیره تحویل میدهند  تا برای اداره ثبت شرکت ها ارسال شود.

پس از ثبت نهایی و تأیید نام پیشنهادی، مطابق با آنچه در سایت ثبت شرکتها بیان میشود، باید مدارک ذیل را از طریق دفاتر پستی تعیین شده در همین سامانه مشخص شده است برای اداره ثبت شرکت ها ارسال نمود: 

  1. سه نسخه اساسنامه ممهور به مهر اداره تعاون مربوطه
  2. دو نسخه صورتجلسه اولین مجمع عمومی
  3. دو نسخه صورتجلسه هیأت مدیره
  4. دو نسخه تقاضانامه تعاونی
  5. دو نسخه شرکتنامه تعاونی
  6. اصل گواهی بانکی مبنی بر پرداخت سرمایه تعهدی(حداقل 35% سرمایه)
  7. اصل مجوز از اداره تعاون مربوطه
  8. اقرار نامه مدیریت
به هر حال هنوز مجوز از اداره ی تعاون دریافت نشده است و باید ابتدا آن را با انجام مرحله ی دوم ثبت و تشکیل تعاونی، آن را آخد نمود.

پس از ثبت اطلاعات اولیه در سامانه ی ثبت شرکتها و تأیید نام شرکت از طرف آن اداره، تا زمانی مشخص فرصت داده میشود که مدارک لازمه برای ثبت به آن اداره ارسال شود و تا آن زمان نام پیشنهادی برای متقاضی حفظ میشود. پس از آن تاریخ وضعیت پرونده به حالت "رد شده به دلیل عدم اقدام در زمان مقرر" تغییر کرده و امکان ورود مجدد اطلاعات و ویرایش مشخصات وارده در سامانه برای یک بار دیگر داده میشود. تا بتوان برای منحصرا یک بار دیگر اطلاعات را برای ثبت ویرایش و فرآیند ثبت را به جریان انداخت. 

رد شده به دلیل عدم اقدام در زمان مقرر

پس از تنظیم صورت جلسه ی مجمع عمومی و هیئت مدیره و تعیین اعضاء اصلی و علی البدل هیئت مدیره و بازرسان اصلی و علی البدل، مستندات در سامانه ثبت الکترونیکی تعاونی ها بارگذاری میشود و اصل مدارک به اداره تعاون شهرستان ارائه میگردد. 

در اینجا نگارنده با مسئله ی عجیبی مواجه می شود. کارشناس محترم اداره تعاون، نسبت به برابر شدن تعدادی از آراء و همینطور عدم تعیین سمت های هیئت مدیره متناسب با تعداد آراء افراد، انتقاد داشته و به این خاطر از ادامه فرآیند ثبت تعاونی ممانعت می نماید. در حالیکه نگارنده در هیچ جای قانون تعاون و دستور العمل تشکیل تعاونی ها، قیدی مبنی بر انتخاب سمت های هیئت مدیره از روی آراء مجمع عمومی مشاهده نکرده است. آنچه معقول به نظر میرسد، آن است که در طی رأی گیری، اعضاء هیئت مدیره تعیین شده و سپس خود هیئت مدیره صرف نظر از تعداد آراء کسب شده توسط هر فرد در مجمع عمومی، به تعیین رئیس، نائب رئیس و منشی بپردازند که نظر کارشناس محترم بر خلاف آن بود. یعنی طبق گفته ایشان، باید آنکه در مجمع عمومی بیشترین آراء را کسب میکند به عنوان رئیس هیئت مدیره و ... انتخاب شود. به همین خاطر کارشناس محترم اداره تعاون شهرستان تهران، مجمع عمومی را ابطال و نماینده هیئت مؤسس را موظف به برگزاری مجدد مجمع عمومی نمود. 

در این مرحله باید اطلاعات لازمه برای ثبت شرکت تعاونی در سامانه ثبت شرکت ها وارد شود. فردی که در اولین جلسه ی هیئت مدیره وکالت در پیگیری مراحل ثبت را دارد، باید وارد سایت شده و مراحل ثبت را یکی پس از دیگری طی نموده و مدارک لازم را در سامانه بارگذاری نماید.

دومین مرحله از مراحل ثبت تعیین نام است که با کمک از قواعد نام گذاری و همچنین جستجو در میان اسامی شخصیت های حقوقی به منظور تکراری نبودن اسم های پیشنهادی، 5 اسم را مطابق با اولویت در سامانه نوشته و تمامی مراحل بعدی طی می شود. پس از اتمام کار و دریافت رسید پذیرش تأسیس اینترنتی، منتظر تأیید نام از طرف سایت باید ماند. پس از تأیید نام که توسط یک پیامک مشخص میگردد، نام اول را در سامانه ی ثبت مطابق با نام تأیید شده قرار داده و تمامی مراحل لازم در سایت ثبت و تشگیل تعاونی وارد میشود. فرم های صورت جلسات نیز در صدرشان از نام جدید استفاده کرده و در سایت بارگذرای میشود.

برای آموزش دقیق روند وارد نمودن اطلاعات در سامانه ی ثبت شرکت ها ، از مطالب آموزشی "آموزش کامل روند ثبت و تأسیس شرکت تعاونی" میتوان به خوبی بهره برد.

پس از تدوین اساسنامه و افتتاح حساب، دعوتنامه تشکیل اولین مجمع عمومی عادی را با تعیین تاریخ، مکان مجمع عمومی و همینطور شماره حساب شرکت و مبلغ لازمه برای واریز به حساب توسط هر یک از اعضاء، برای تمامی اعضاء ارسال میشود. در این دعوتنامه، دستور جلسه ی مجمع عمومی نیز درج شده و توسط نماینده ی هیئت مؤسس امضاء میشود.

پس از ورود هر یک از اعضاء به جلسه، هر یک از اعضاء پس از ورود، لسیت اسامی حاضرین در اولین مجمع عمومی تعاونی را امضاء می نمایند. جلسه مجمع عمومی با انتخاب مسن ترین عضو به عنوان رئیس، انتخاباتی را برای تعیین رئیس، منشی و ناظران مجمع برگزار میکند. رئیس جلسه، اساس نامه را به رأی گذاشته و پس از تصویب، نام کاندیداهای هیئت مدیره و بازرسین را اعلام مینماید تا با رأی مخفی کتبی، هیئت مدیره اصلی و علی البدل، بازرسین اصلی و علی البدل تعیین شوند. در اساسنامه ی تصویب شده، تعداد اعضاء هیئت مدیره و علی البدل و بازرسین اصلی و علی البدل تعیین شده است. پس از رأی گیری و تعیین اعضاء هیئت مدیره و بازرسین، در صورت جلسه ی اولین مجمع عمومی عادی شرکت تعاونی در شرف تأسیس نتایج رأی گیری مجمع را منعکس و به امضاء هیئت رئیسه ی مجمع رسانده میشود. این صورت جلسه اسکن شده و در سایت ثبت و تشکیل تعاونی بارگذاری می شود.

تمامی افراد منتخب باید فرم فرم قبولی تصدی سمت را امضاء نمایند.

جلسه هیئت مدیره توسط افراد منتخب برگزار شده و از میان خود، رئیس، نایب رئیس و منشی و مدیر عامل را انتخاب میکنند. صاحبین امضاء را نیز معین کرده و در اولین صورت جلسه ی هیئت مدیره منعکس کرده و آن را امضاء مینمایند و تصویر آن را در سامانه ی ثبت و تشکیل تعاونی بارگذاری میکنند.

لازم به ذکراست که حتماً باید قبل از جلسه ی مجمع عمومی، گواهی سرمایه تأدیه شده از بانک دریافت شود تا تاریخ آن نشان دهنده ی این باشد که قبل از مجمع عمومی تمامی اعضاء رأی دهنده، حداقل یک سوم سرمایه ی خریداری شده را تأدیه کرده اند. این مسئله یعنی به تعویق انداختن أخذ این گواهی از بانک میتواند منجر به بی اعتبار شدن مجمع عمومی از طرف اداره ی تعاون شود و نیاز به برگزاری مجدد یا بروز کردن مدارک با تاریخ های تصحیح شده باشد.

یک نکته مهم نیز وجود دارد و آنهم تعدد نسخ در مدارک مورد نیاز برای تحویل به اداره ی تعاون و اداره ی ثبت شرکت ها است. از آنجائیکه باید 4 نسخه اساسنامه آنهم به طور دستنویس به اداره تعاون تحویل شود، برای کاهش زمان مورد نیاز، قبل از جلسه اساسنامه در چهار نسخه به صورت دستنویس آماده شود تا هیئت رئیسه مجمع عمومی تمامی برگه ها را امضاء نماید. همینطور در مورد صورت جلسه ها نیز این کار یعنی آماده کردن سه نسخه انجام شود تا تمامی امضا ها در جلسه ای که تمامی افراد گرد آمده اند، أخذ شود. 

تدوین اساسنامه

در این موقعیت نوبت به تدوین اساسنامه می رسد. فرم خام اساسنامه را باید از انتشارات اداره ی تعاون شهرستان دریافت کرد. الیته میتوان فایلهای الکترونیکی آن را نیز از سامانه ی ثبت و تشکیل تعاونی ها (پس از دریافت موافقت نامه تشکیل تعاونی و فعال شدن مرحله ی دوم) نیز دانلود کرد. در سایت با انتخاب نوع تعاونی، اساسنامه تیپ تعاونی مربوطه قابل دانلود می شود. 

در اساسنامه مکانهایی به طور نامشخص و خالی قرار داده شده است که باید متناسب با فعالیت شرکت، آنها را پر کرد.

متأسفانه به دلیلی که هنوز مشخص نشده است، کارشناس تشکیل تعاونی، الزام کرده است که اساسنامه ی تعاونی در فرم خام چاپی دریافت شده از انتشارات تحویل شود، در حالیکه مکان تعیین شده برای نوشتن موضوع، اهداف و تبصره های مورد نیاز بسیار کم بوده و نوشته ها نا منظم میشود.

پیش نویس این اساسنامه در دسترس اعضاء قرار میگیرد تا قبل از جلسه ی مجمع عمومی عادی، آن را مطالعه نمایند.

وقتی افتتاح حساب میشود، باید برای برگزاری مجمع عمومی و انتخاب هیئت مدیره و ... اقدام شود. در همین موقع میتوان فرم اساسنامه ی شرکت های تعاونی توزیعی + فرمهای مجمع عمومی نوبت اول برای تشکیل تعاونی را از انتشارات اداره ی تعاون شهرستان دریافت کرد. 

ولی آنچه که در این مرحله باید انجام داد، درخواست شرکت در کلاس آموزشی هیئت مدیره است. چرا که برای تکمیل و تحویل مدارک نیاز به آموزش و تحویل مدرک شرکت در کلاس آموزش هیئت مدیره وجود دارد. 

به این منظور فرم معرفی نامه جهت دوره های آموزشی هیئت مؤسس/مدیره  تکمیل شده و به واحد آموزش و ترویج تعاونی در اداره تعاون شهرستان تحویل میشود. لازم به ذکر است که اسامی لازمه در این فرم با یک انتخاب صوری در بین اعضاء احتمالی انجام میگیرد. چرا که هنوز مجمع عمومی تشکیل نشده است. چرا که در این کلاس ها نحوه ی برگزاری مجمع عمومی و رأی گیری و ... را تدریس میکنند و پیش فرض آن است که هنوز افراد به نحوه ی برگزاری جلسات واقف نیستند.

در دو جلسه در اتاق تعاون شهرستان جلسه آموزشی برگزار میشود که دو مسئله برای هیئات مدیره طرح می شود. یکی "آشنایی با قوانین ومقررات تعاون ویژه هیات مدیره" است و دیگری آشنایی با "سامانه ی نظارت بر تعاونی ها" است. در انتها نیز آزمونی برگزار شده که نمرات آن پس از تصحیح به اداره ی تعاون ارسال می شود. 

افتتاح حساب

پس از مراجعه به اداره ی تعاون و دریافت موافقت نامه ی تشکیل تعاونی، یک برگ کاغذ که در آن اسامی هیئت مؤسس، مقدار سرمایه کل، سرمایه ثابت، سرمایه ی در گردش، تعداد سهم، سرمایه اولیه تعاونی و حداقل مبلغ واریزی به حساب بانک توسعه ی تعاون در آن ذکر شده است و روی آن مهر برجسته نیز خورده است، به یکی از شعب بانک توسعه ی تعاون مراجعه کرده و فرم افتتاح حساب "تعاونی در شرف تأسیس" دریافت می شود. 

در آن فرم ، نماینده ی هیئت مؤسس، میتواند از طرف مؤسسین دیگر، نیز امضاء کرده و حسابی افتتاح نماید. از آنجائیکه در این مرحله تعاونی هنوز دارای نام نیست و هویت حقوقی هم ندارد، حساب جاری قرض الحسنه افتتاح شده با نام مثلاً "تعاونی تحقیقاتی پژوهشی در شرف تأسیس به نمایندگی نام خانوادگی نماینده هیئت مؤسس" خواهد بود. 

باید تا قبل از مجمع عمومی تعاونی، یک سوم سرمایه اولیه ی تعاونی ( که حداقل 10% سرمایه کل است) را به حساب افتتاح شده واریز کرد. یعنی هر کس تعدادی از سهام تعاونی را که تعهد میکند، یک سوم از  آن را به حساب واریز میکند و رسیدش را با خود به مجمع عمومی می آورد.