یک تعاونی

در انتهای هر دوره ی مالی و حداکثر 4 ماه بعد از آن باید هیئت مدیره اقدام به دعوت صاحبان سهام و اعضاء شرکت تعاونی نموده و جلسه ی مجمع عمومی سالیانه را برگزار نماید.

در آگهی دعوت برای مجمع عمومی سالیانه، باید دستور جلسه (گزارش هیئت مدیره و بازرس بازرسان - طرح و تصویب صورتهای مالی و نحوه تقسیم سود ویژه و بوجه سال جاری شرکت. - ارائه گزارش تغییرات اعضاء و سرمایه شرکت تعاونی . - انتخاب بازرس/ بازرسان اصلی وعلی البدل. - تعیین خط مشی آینده شرکت شرکت تعاونی . -تعیین روزنامه کثیرالانتشارجهت درج آگهی های شرکت...) بیان شود و اگر انتخابات در مجمع برگزار میشود، باید 20 تا 40 روز قبل از مجمع برگزار شده و در غیر اینصورت، 10 تا 20 روز قبل از روز مجمع، آگهی منتشر شود. 

آگهی دعوت مجمع عمومی سالیانه مطابق با ماده 9 آئین‌نامه نحوه تشکیل مجامع عمومی، دعوت مجمع عمومی ضمن درج تاریخ انتشار باید مشتمل بر نکات ذیل باشد: 1. نام تعاونی. 2. نوع مجمع عمومی اعم از عادی، عادی بطور فوق‌العاده، فوق‌العاده. 3. نوبت مجمع. 4. دستورجلسه. 5. تاریخ وساعت برگزاری. 6. محل برگزاری ونشانی کامل آن. 7. زمان و مکان بررسی وکالتنامه‌ها]برای مجامع عمومی یک مرحله‌ای[ و صدور برگه حضور در مجمع. 8. نحوه و مهلت ثبت نام در انتخابات هیات مدیره و بازرسان [برای مجامع عمومی با دستور انتخابات] باشد. 

باید در مجمع عمومی سالیانه، هیئت مدیره گزارشی را حاوی (1- وضعیت کلی تعاونی، 2- فعالیت های عمومی انجام شده، 3- مشکلات شرکت تعاونی، 4- پیشنهادات هیئت مدیره) با امضاء هیئت مدیره به مجمع ارائه دهد و به امضاء هیئت رئیسه مجمع برساند. 

همچنین بازرس تعاونی باید گزارشی را تنظیم و به مجمع عمومی سالیانه ارائه نماید و آن را به امضاء هیئت رئیسه مجمع برساند. 

مدیر عامل باید صورت های مالی تعاونی را برای تصویب به مجمع عمومی ارائه کند. صورت های مالی متشکل از صورت سود زیان، ترازنامه، صورت حساب مالی و عملکرد، تراز آزمایشی و تقسیم درآمد ویژه  است.

پس از ارائه گزارش بازرس و هیئت مدیره و ارائه صورتحساب های مالی به مجمع و تصویب آن، بازرس اصلی و بازرس علی البدل توسط مجمع مورد انتخاب قرار میگیرند و بازرسین، در صورت جلسه مجمع عمومی عادی سالیانه، امضاء خود را مبنی بر قبول تصدی سمت، امضاء کرده و فرم قبولی تصدی سمت را نیز امضاء میکنند. 

مشخصا مطابق آئین نامه نحوه تشکیل مجامع عمومی، صورتجلسه مجمع عمومی باید مشتمل بر نکات ذیل باشد: 1. نام تعاونی. 2. نوع مجمع عمومی اعم از عادی، عادی بطور فوق‌العاده، فوق‌العاده. 3. نوبت مجمع. 4. تاریخ دعوت مجمع [انتشار آگهی] و نحوه دعوت. 5. زمان برگزاری [روز و ساعت]. 6. محل برگزاری [نام مکان و نشانی کامل]. 7. مقام دعوت کننده. 8. تعداد حاضرین [اصالتاً و وکالتاً به تفکیک]. 9. تعداد کل اعضاء شرکت. 10. دستور جلسه. 11. اعضاء هیأت رئیسه [با ذکر نام و نام خانوادگی و سمت آنان در هیأت رئیسه]. 12. خلاصه مذاکرات و ذکر تصویب یا عدم تصویب هریک از موارد دستور جلسه به ترتیب و با قید تعداد آراء [در موارد رای‌گیری کتبی]. 13. نتیجه انتخابات با ذکر اسامی [مشخصات سجّلی] منتخبین به ترتیب اصلی وعلی البدل و تعداد آراء مأخوذه. 14. حضور یا عدم حضور ناظر وزارت تعاون. 15. ساعت ختم جلسه. 16. امضاء هیأت رئیسه با ذکر نام و نام خانوادگی و سمت در هیأت.

پس از امضاء  اعضاء حاضر در در فرم حاضرین، با درج یک نامه، صورت جلسات مجمع و صورت های مالی و فرمهای قبول تصدی به اضافه کپی از کارت ملی، کارت شناسایی و کارت پایان خدمت بازرسین اصلی و علی البدل، به اداره تعاون شهرستان تحویل میشود. 

پس از یک هفته، نامه ارسال شده به اداره تعاون، مورد بررسی کارشناسان اداره تعاونی های تولیدی و توزیعی قرار میگیرد. 

باید اطلاعات مجمع عمومی سالیانه که در آن بازرسان انتخاب و صورتهای مالی امضاء میشوند، در سامانه ی ثبت شرکت ها نیز وارد شوند. به همین خاطر با ورود به بخش صورتجلسه تغییرات سامانه ثبت شرکت ها اطلاعات شرکت و فرد مراجعه کننده و همچنین نوع جلسه (مجمع عمومی عادی سالیانه یا فوق العاده) تعیین میشود.

تصمیمات جلسه را اعم از انتخاب بازرس و تصویب ترازنامه و صورتهای مالی در مرحله بعد انتخاب میشوند. سپس اطلاعات افراد حاضر در جلسه به سامانه وارد میشود. لازم به ذکر است، اگر احدی از اعضاء توسط نماینده ی خود در جلسه حاضر شده است، اسم آن جزو حاضران اشخاص حاضر در جلسه آورده میشود. در بخش تغییر اشخاص شخصیت حقوقی نام افرادی که به عنوان بازرس انتخاب شده اند آورده میشود. از آنجائیکه انتخابات، فردی را به سمتی میگمارد، باید از گزینه ی جدید در نوع تغییر شخص استفاده کرد. 

در مرحله ی بعد سمت اشخاص حاضر در جلسه اعم از رئیس جلسه، منشی و ناظر آورده میشود. افرادی که توسط نماینده ی خود در جلسه حاضر شده اند نامشان بدون سمت درج میشود تا امکان معرفی نماینده ی آن در مراحل بعد وجود داشته باشد. در بخش تغییرات سمت اشخاص شخصیت حقوقی هم عناوین بازرسان و مدت تصدی سمت و ... وارد میشود. سپس تاریخ شروع و پایان سال مالی تصویب شده در بخش تراز نامه وارد میشود. البته با بازگشت به مرحله ی ارتباط اشخاص، نماینده افراد غایب در جلسه نیز مشخص میشوند. این افراد (نمایندگان) در سمت افراد حاضر در جلسه باید به عنوان نماینده درج شده باشند. حال اگر نماینده خود یکی از اعضاء بود، دو بار در لیست سمت ها وارد میشود که در یکی سمت سهامدار و در دیگری نماینده سهامدار درج میگردد.

در نهایت متن صورتجلسه در بخش مربوطه وارد میشود.

با تأیید مدارک و ثبت نهایی، مدارک برای دریافت رسید پذیرش و پست به اداره ثبت شرکت ها آماده میشود.